Teil 4: Weg mit dem Papier – wohin mit den Daten?

Volle Ablagen, verwahrloste Fächermappen, herrenlose Stapel Papier und natürlich eilig geschmierte Zettel, die irgendwo in der Tasche auf einen lauern, waren ein Grund,  meine Begeisterung für Technik ein weiterer, eine papierfreie Variante für meine Arbeitsorganisation zu finden.

Nach einem Jahr des Probierens bin ich jetzt bei folgender Kombination angelangt:

1. Meine Fächermappe: Aus Kunststoff und stabil, kommen alle Papiere dort hinein, die man immer wieder zwischendurch bekommt. Täglich, in ruhigen Minuten sortiere ich diese. Termine werden  in Ical angelegt, Aufgaben in Things und andere wichtige Infos kommen in die Ablage und dann in den

2. Scanner: Mein Dokumentenscanner “Avision AV220″ in Kombination mit Exactscan ist so eingestellt, dass er, wenn ich  Blätter einlege, diese sofort einscannt und in einen Ordner ablegt. Mit der genialen Funktion, das gescannte direkt in einem Programm aufzurufen, leite ich dies weiter zu

3.DevonThink: Hier verschlagworte ich die Dokumente und ziehe sie in die passenden Ordner.

4. Yep: Dieses kleine Programm hat sich zur Organisation von Materialien bewährt. Ähnlich wie Devonthink kann man den Dateien Schlagworte, so genannte Tags zuordnen. Mit einer sehr genialien Navigation kann ich mich durch die einzelnen Bereiche  durchklicken. Die Trennung von Organisatorischem und Materialien hat sich bisher sehr bewährt.

Mit diesem Worflow hab ich es geschafft, die Ordner, die in meinem kleinen Arbeitszimmer stehen müssen, auf ein Minimum zu reduzieren. Ich habe die meisten Materialien, die ich benötige, immer in meinem Macbook Pro. Das gibt mir die Möglichkeit, sie weiter zu verarbeiten, neu zu arrangieren und dann auch direkt auszudrucken. In der Schule habe ich über Wlan Verbindung zu unserem Schulkopierer und kann schnell fehlende ABs nachdrucken.

So, das nächste Thema wird dann vielleicht Datenschutz -  bei den Datenmengen…

Teil 3: Behalte die Übersicht

In diesem Posting möchte ich einen weiteren elektronischen Helfer vorstellen. Er hilft mir im Alltag, die Übersicht zu behalten, er erleichtert mir die Organisation der Klasse und ist eine gute Unterstützung im Zusammenhang mit der individuellen Förderung. Sein Name ist Bento und er ist eine weitere Software, leider nur für Mac OS X. Auf eine mir bekannte Windows Alternative komme ich unten zu sprechen.

Bento ist ein Datenbankprogramm. Es ist der kleinere Bruder der sehr umfangreichen Anwendung Filemaker. Mit Bento kann auch der ungeübte Nutzer sehr schnell einfache Datenbanken anlagen, verwalten und ergänzen. Um den Einstieg zu erleichtern, werden ein paar Vorlagen mitgeliefert. Da ich jedoch die Stärke des Programms gerade in der großen Flexibilität bei der Neuanlegung von eigenen Datenbanken sehe, möchte ich darauf kurz eingehen.

Ich verwalte meine Klasse komplett mit Bento. Für jedes Kind habe ich darin einen Datensatz angelegt. In ihm gibt es den Bereich „Grunddaten“. Darin kommen Telefonnummern, Adresse und Besonderheiten. Hier sehe ich auch auf einen Blick, in welchen Fördergruppen das einzelne Kind ist, ob es mit dem Bus fährt, oder im Ganztag ist. Kommt ein neuer Bereich hinzu, kann ich ganz schnell noch ein Feld anlegen. Gibt es zum Beispiel im laufenden Schuljahr eine neue Fördergruppe, so kann ich dafür einfach ein neues Feld anlegen.

Als zweiten Bereich habe ich ein von mir so genanntes Tagebuch angelegt. Dort trage ich kurze Notizen zum Arbeits- und Sozialverhalten ein. Mit der Zeit entsteht somit eine gut Übersicht.

Für die Fächer Deutsch und Mathematik habe ich ähnliche Tagebücher angelegt. Fällt mit etwas im Unterricht auf, so trage ich es hier ein. Schaue ich die Hefte und Bücher der Kinder nach, so kommt das Ergebnis ebenfalls in das passende Tagebuch. In den Fächern habe ich aktuell auch noch Felder für die Eintragung von besonderen Lernmitteln erzeugt. So kann ich differenzierte Materialpaket an die Kinder geben und behalte dennoch die Übersicht.

Einen weiteren Bereich möchte ich noch besonders erwähnen: Das Portfolio. Damit nutze ich die Möglichkeit von Bento, auch Dateien einzubinden. Ich habe es mit zur Angewohnheit gemacht, Lernstandsdiagnosen einzuscannen und dann in Bento zu integrieren. So habe ich auch immer den Lernstand der einzelnen Kinder vor Augen und muss keine Ordner herumschleppen.

Es gibt noch weitere Nutzungsformen, die ich noch kurz anreißen möchte:

• Beobachtungsbögen lassen sich sehr schön mit Bento im Rechner gestalten und ausfüllen. Wenn man dies mit Bento macht, sind die Daten auch direkt dort, wo man sie braucht.
• Gesprächsnotizen Elterngespräche
• Förderpläne gestalte ich ebenfalls mit Bento bzw. ich gestalte meine Datenverwaltung so, dass sie an sich schon eine Förderplanung darstellt.

Wenn ich mal schnell sehen muss, welche Kinder das Bastelgeld bezahlt haben, mit dem Bus fahren, im Lernstudion sind, katholischen Religionsunterricht bekommen usw. kann ich dies mit Bento auch sehr schnell nachschauen. In einer Tabellenansicht kann ich mir einzelne Merkmale der Kinder anzeigen lassen, die Liste diesbezüglich sortieren und natürlich auch ausdrucken.

Ein paar Nachteile hat Bento: In erster Linien zu Bemängeln ist, die nicht ausreichende Druckmöglichkeit. So kann man beispielsweise die Schriftgröße nicht ändern. Sehr unzufrieden bin ich auch mit dem Iphone App. Sie war fast ein Grund warum ich mich für das Iphone entschieden habe. Sie erlaubt jedoch nicht die Verknüpfung von Datenbanken. Auf meine oben beschriebenen Tagebücher kann ich nicht zugreifen und auch keine Daten hinzufügen.

Datatron ist die alternative für Windows und eigentlich auch das Programm, dass mich auf die Idee gebracht hat. Es ist kostenlos und genauso flexibel.

Bei dieser Menge an Daten, spielt natürlich der Datenschutz eine besondere Rolle. Wie ich die diesbezüglichen Probleme gelöst habe und wie meine Sicherheitsvorkehrungen aussehen ist Themas eines weiteren Postings.

Teil 1: GTD – Wie ich Dinge geregelt kriege

Oder anders: Getting Things Done

Im Zentrum meiner “Selbstorganisation” steht das Programm Things. Einfach strukturiert kann ich alle Dinge, die ich erledigen muss, damit organisieren. Und das sieht dann so aus:

Alles was bei meiner Planung anfällt, oder z.B. beim Duschen einfällt kommt als erstes in den Eingang von diesem Programm. Mit einem Tastaturlürzel, das man sich selber aussuchen kann, gelingt dies sehr schnell. Jetzt ist die Aufgabe, die Idee erst einmal gesichert und kann nicht mehr vergessen werden. Neben diesem Eingang gibt es noch die Bereiche “Heute”, “Als nächstes”, “geplant” und “Irgendwann”. Mehrmals täglich setze ich mich nun hin und organisiere  damit meine Aufgaben. Als erstes verteile ich die Aufgaben, die sich im Eingangsbereich angesammelt haben auf die anderen Fächer. Dann schaue ich mir an, was ich mir für den heutigen Tag vorgenommen habe und als letztes überprüfe ich den Ordner “Als nächstes”, ob etwas davon in den heutigen Tag passt.

Eine einfache Projektplanung bietet “Things” auch an. Dabei kann man unter Projekten Aufgaben mit mehrern Teilschritten verstehen. Dies nutze ich gerne für aufwendigere Aufgaben wie beispielsweise der Bücherbestellung.

Bei der Benutzung des Programms bin ich sehr puristisch. Die Funktion Tags zu benutzen, oder Personen den Aufgaben zuruordnen nutze ich selten.

Als wichtiges “Schmankerl” gibt es auch ein Iphone Version. Damit kann ich alle Aufgaben, die mir unterwegs einfallen, direkt eingeben und ich kann auch mal in der Bahn meine Aufgaben strukturieren. Mac und Iphone gleichen sich leider nur über Wlan ab. Das heißt, wenn ich möchte, dass mein Rechner oder mein Iphone auf dem neuesten Stand ist, muss ich einen Abgleich manuell auslösen. Dies funktioniert problemlos, wenn beide Geräte sich im gleichen Wlan befinden.

Vergisst man diesen Abgleich, können schon mal Aufgaben vergessen werden……

Aber der Hersteller der Software scheint mittlerweile an einer Sync-Lösung mittels Cloudrechner zu arbeiten.

Alles in allem finde ich die Software gerade wegen der Übersichtlichkeit gut. Mehr Funktionen brauche ich auch nicht, würden mich auch eher vom Arbeiten abhalten.

Things