Teil 4: Weg mit dem Papier – wohin mit den Daten?

Volle Ablagen, verwahrloste Fächermappen, herrenlose Stapel Papier und natürlich eilig geschmierte Zettel, die irgendwo in der Tasche auf einen lauern, waren ein Grund,  meine Begeisterung für Technik ein weiterer, eine papierfreie Variante für meine Arbeitsorganisation zu finden.

Nach einem Jahr des Probierens bin ich jetzt bei folgender Kombination angelangt:

1. Meine Fächermappe: Aus Kunststoff und stabil, kommen alle Papiere dort hinein, die man immer wieder zwischendurch bekommt. Täglich, in ruhigen Minuten sortiere ich diese. Termine werden  in Ical angelegt, Aufgaben in Things und andere wichtige Infos kommen in die Ablage und dann in den

2. Scanner: Mein Dokumentenscanner „Avision AV220“ in Kombination mit Exactscan ist so eingestellt, dass er, wenn ich  Blätter einlege, diese sofort einscannt und in einen Ordner ablegt. Mit der genialen Funktion, das gescannte direkt in einem Programm aufzurufen, leite ich dies weiter zu

3.DevonThink: Hier verschlagworte ich die Dokumente und ziehe sie in die passenden Ordner.

4. Yep: Dieses kleine Programm hat sich zur Organisation von Materialien bewährt. Ähnlich wie Devonthink kann man den Dateien Schlagworte, so genannte Tags zuordnen. Mit einer sehr genialien Navigation kann ich mich durch die einzelnen Bereiche  durchklicken. Die Trennung von Organisatorischem und Materialien hat sich bisher sehr bewährt.

Mit diesem Worflow hab ich es geschafft, die Ordner, die in meinem kleinen Arbeitszimmer stehen müssen, auf ein Minimum zu reduzieren. Ich habe die meisten Materialien, die ich benötige, immer in meinem Macbook Pro. Das gibt mir die Möglichkeit, sie weiter zu verarbeiten, neu zu arrangieren und dann auch direkt auszudrucken. In der Schule habe ich über Wlan Verbindung zu unserem Schulkopierer und kann schnell fehlende ABs nachdrucken.

So, das nächste Thema wird dann vielleicht Datenschutz –  bei den Datenmengen…

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5 Gedanken zu “Teil 4: Weg mit dem Papier – wohin mit den Daten?

  1. Dein Workflow gefällt mir! Erscheint mir weit ausgefeilter als meine dazu im Vergleich halbgare Nummer [1]. Beeindruckt bin ich ja von dem Scanner auf der Avision-Webseite, allerdings auch von seinem Preis (laut Geizhals 500 Euro aufwärts!) Vor einem Apfel-Laptop habe ich mich bisher immer gesträubt, aber ich bekomme immer mehr das Gefühl, dass ich mir demnächst auch so ein Gerät holen werde.

    Bzgl. Workflow schau auch hier mal rein: http://www.dorok.info/digitaler-workflow/
    Dort habe ich zum ersten Mal von Devonthink gehört.

    [1] http://www.skolnet.de/lehrer/klassenorganisation-mit-zim/

    • Hallo Marek!
      Den Scanner gibt´s wesentlich günstiger gebraucht bei ebay! Er ist sehr wartungsarm. Das einzige Ersatzteil, dass ich bisher gebraucht habe, hat 20 Euro gekostet.

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