Mein Arbeitsablauf I

Ich habe mich vor drei Jahren auf den Weg gemacht, Papier im Arbeitsalltag zu reduzieren. Gleichzeitig habe ich begonnen, mich intensiv mit meinem Arbeitsablauf zu beschäftigen um ihn nach und nach zu optimieren. Dabei habe ich unterschiedliche Programme und Dienstleistungen ausprobiert und vieles auch wieder verworfen. Als theoretischen Hintergrund hab ich mich mit dem Selbstmanagementsystem “Getting Things Done” von David Allen beschäftigt. Einige von seinen Ideen habe ich eingebaut.

In dieser kleinen Artikelserie möchte ich von meinem aktuellen Arbeitsablauf und der dabei benutzten Software berichten.

Die Software

Im Alltag nutze ich die folgenden vier Programme auf dem Mac, um meine Arbeit zu organisieren.

1. Mail – Mailprogramm

2. Ical – Terminplanung

Diese Programme sind wenig überraschend, da sie mit dem Mac mitgeliefert werden und somit auf jedem vorhanden sind. Dennoch hab ich unterschiedliche Alternativen dazu ausprobiert. Bin dann aber immer wieder zu den beiden zurück gekommen.

3. DEVONthink Pro – Ein hilfreiches Programm zur Informationsverwaltung

4. Things – Aufgabenverwaltung

Mein Arbeitsablauf

Bei der Beschäftigung mit dem Thema hab ich für mich herausgefunden, dass ich am Besten mit immer gleichen und geplanten Abläufen arbeiten kann. Jede Software stellt somit eine Station meines Ablaufes dar, an der ich nach folgendem Muster mit den dort enthaltenen Informationen umgehe. Mit wenigen Ausnahmen beschäftige ich mich jeweils in dem einzelnen Arbeitsabschnitt auch nur mit dem jeweiligen Programm.

Ich gehe diese 4 Stationen einmal täglich zu Beginn meiner Arbeit in der folgenden Reihenfolge durch. Während der Arbeit wechsele ich natürlich immer wieder hin und her, um beispielsweise frisch eintreffende E-mails zu bearbeiten.

Mail

Ziel: Briefkasten leeren. Bei allem, was einem so in den Briefkasten trudelt, unterscheide ich folgende Aktionen. Sie haben alle gemeinsam, dass die jeweilige Mail nach der Aktion gelöscht wird.

– Werbung ohne Wert für mich kommt direkt in den Mülleimer.

– Enthalten die Mails wichtige Informationen, aber keine Aufgaben, speichere ich sie als PDF in DEVONthink und sortiere sie später ein.

– Kann ich eine Mail schnell beantworten, dass heißt unter 3 Minuten, mach ich dies und lösche sie dann. Möchte ich sie zur Dokumentation behalten, sicher ich sie und die dazugehörende Antwort in DEVONthink.

– Sind sowohl Informationen und Aufgaben enthalten, landen sie zwar ebenfalls in DEVONthink. Gleichzeitig lege ich jedoch eine entsprechende Aufgabe an. Damit ich die zur Bearbeitung diese Aufgabe notwendigen Daten und Informationen schnell zur Hand habe, speichere ich zu der Aufgabe einen Link zu den Materialien. Hier arbeiten DEVONthink und Things sehr gut zusammen.

– Bekomme ich Termine gemailt, kommen diese in meinen Kalender. Hier finde ich Ical sehr benutzerfreundlich. Enthält eine Mail einen Termin, bietet Ical die Möglichkeit, mit einem entspannten Klick diesen direkt in den Kalender zu übernehmen. Sehr fein. Enthält die Mail noch zusätzliche Informationen wie beispielsweise die Tagesordnung einer Konferenz, häng ich diese ebenfalls an den Termin dran. Dafür speichere ich diese in DEVONthink und verbinde mit einem Link den Termin und das Material. So hab ich am Tag des Termins alle Materialien griffbereit.

So ist der Posteingang zwar leer, DEVONthink und Things jedoch voll. Daher der nächste Schritt. Weiter geht es im zweiten Teil der Serie.

Mein Arbeitsablauf III – Aufgabenplanung mit Things

Things

Things hab ich schon einmal grob an anderer Stelle beschrieben. Hier geht es mir in erster Linie um meinen (Gesamt-)Arbeitsablauf und wie das Programm darin integriert ist.

Things ist mein Eingangskorb für Aufgaben. Sie finden über die Synchronisierung mit der passenden App auf meinem Iphone oder über ein Tastaturkürzel ihren Weg dorthin. Eine Aufgabe ist ein einzelner, klar umrissener Handlungsschritt. Die Aufgaben formuliere ich so, dass der notwendige Handlungsschritt erkennbar ist.

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Mit einem selbstdefinierten Tastaturkürzel können Aufgaben eingegeben werden.

Nötige Informationen, wie die zur Erledigung notwendige Telefonnummer oder Texte, füge ich als Notiz oder als Link zu DEVONthink hinzu. Dass beschleunigt die Arbeit ungemein. Bei den Aufgaben kann man hinzufügen, bis wann sie erledigt werden muss und ab wann sie in den Aufgaben des Tages angezeigt werden soll.

Aufgaben und Projekte

Things unterscheidet zwischen Projekten und Aufgaben. Mit Projekten sind komplexere Aufgaben mit mehreren Handlungsschritten gemeint. Beispielsweise ist die Erstellung eines Stundenplans ein Projekt. Von diesen Projekten habe ich mehrere, teils umfangreichere, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Einzelne Aufgaben können diesen Projekten thematisch zugeordnet werden. Wie bei den Aufgaben kann man auch bei den Projekten hinzufügen, bis wann sie erledigt werden sollen. Auch sie erscheinen dann als dringlich in der Aufgabenübersicht des Tages.

Es gibt vier Wahlmöglichkeiten für den Zeitpunkt, wann eine Aufgabe erledigt werden soll.

1. Heute

2. Als Nächstes

3. Irgendwann: Ideen, was man „irgendwann“ mal machen möchte.

4. Geplant: Geplante Aufgaben, die zu einer bestimmten Zeit oder regelmäßig ausgeführt werden müssen.

Eine dritte Option, die ich täglich nutze, ist die Zuordnung der Zuständigkeit (Kontakte). Man kann eine Liste mit Personen anlegen, auf die Aufgaben delegiert werden. Man kann diese direkt aus dem Adressbuch importieren. Denen kann man dann auch Aufgaben zuordnen. Dies hat den Vorteil, dass ich beispielsweise eine Übersicht habe, was ich wem noch mitteilen wollte, wenn ich ihn treffe.

Die Tagesplanung

Bei meiner täglichen Arbeit mit Things gehe ich zuerst alle Aufgaben im Eingang und dann alle Aufgaben, die aus irgendeinem Grund in meinem Heute Eingang sind, durch. Dabei ordne ich die Aufgaben wenn möglich den unterschiedlichen Projekten zu und überlege, wann ich sie machen möchte oder muss (Heute, als nächstes oder geplant). Wenn ich dies getan habe, gehe ich zusätzlich noch einmal alle Projekte durch und verschaffe mir einen allgemeinen Überblick. Habe ich den Eindruck, ich habe an dem betreffenden Tag noch Zeit, suche ich mir noch weitere Aufgaben aus den laufenden Projekten. Hier habe ich etwas Entscheidungsspielraum, da dringende Aufgaben ihren Weg ja von alleine in den Bereich heute geschafft haben.

Somit habe ich habe ich eine Grundordnung für meinen Arbeitstag. Es ist klar, welche Aufgaben ich dringend bearbeiten muss und welche ich bearbeiten kann. Dadurch, dass ich alle Projekte mir einmal am Tag anschaue, kann ich mir sehr sicher sein, dass ich nichts übersehe.

Ausblick

Mit diesem beschriebenen Arbeitsablauf bin ich soweit zufrieden. In dem Bereich der Projektplanung bin ich jedoch noch auf der Suche nach einer guten Lösung. Things stellt Aufgaben als Liste dar. Dies ist bei der Planung von Projekten wenig hilfreich. Dafür benötige ich eine andere Darstellung. Aus diesem Grund hab ich typische Projektplanungssoftware für den Mac ausgetestet (Omniplan, Merlin, xplan). Damit kann ich zwar ausgefeilte Visualisierungen von Projekten erstellen (Gannt Diagramme), es fehlt mir jedoch eine Verbindung zu meiner täglichen Aufgabenplanung. Außerdem sind diese Programm schon sehr umfangreich.
Aus diesem Grund habe ich Omnifocus austestet. Ein bekanntes Task-Management Programm von dem Hersteller, der auch den Projektplaner Omniplan erstellt. Aber seltsamerweise gibt es keine Verbindung zwischen diesen beiden Programmen.

Meine aktuelle Lösung sieht so aus, dass ich meine Planung grafisch mit xmind oder omnigraffle plane und dann die Aufgaben händisch in Things übertrage. Dies ist aber umständlich. Außerdem fehlt mir in der grafischen Projektübersicht eine Darstellung der notwendigen Entwicklung.

Eine optimale Lösung sähe für mich folgendermaßen aus:

1. Planungsschritt: Ein Brainstorming kann in einem Mindmap durchgeführt werden.

2. Abstimmung der Arbeitsschritte: Die notwendigen Arbeitsschritte, die im Brainstorming erarbeitet wurden, können in einem zweiten Schritt miteinander in Verbindung gebracht werden. Dies wäre die klassische Projektplanung.

3. Die Einzelaufgaben werden dann automatisch in das To-Do Programm übernommen. Habe ich eine Aufgabe erledigt, verändert sich die unter 2 erstellte Projektplanung und ich kann sehen, welche Fortschritte das Projekt macht. Außerdem werden die Zeiten übernommen, wann eine Aufgabe fertig sein soll.

Zum Abschluss dieser Serie also eine Frage. Kennt ihr vielleicht für den Mac eine solches Programm zur Projekt- und Aufgabenplanung? Würde dafür meinen Arbeitsablauf auch glatt wieder ändern.

Mein Arbeitsablauf II

Und schon kommt der zweite Teil der Artikelserie über meinen Arbeitsablauf.

Devonthink

In DEVONthink (landet) bei mir fast alles. Es ist mein großes Sammelbecken für sämtliche Informationen. Über ein Chrome Plugin (wird mitgeliefert) lege ich beispielsweise vom Browser aus Links dort ab. Über den Sorter, einem Ablagefeld, das immer an dem Rand meines Bildschirms erscheint, lege ich unterschiedliche Dateien ab. Oder ich speichere direkt in dem Eingang von DEVONthink. Scanne ich Papier, landet es ebenfalls als PDF dort. DEVONthink stellt einen somit Eingangskorb zur Verfügung, der von jeder Anwendung aus verfügbar ist. Ich lege die Daten dort ab und mache mir später Gedanken darüber, wo ich sie am Besten speichere. Das Speichern geht somit sehr schnell und ich habe einen wesentlich aufgeräumteren Rechner als früher.

Das organisieren und ordnen von meinen Dateien wird zu einem eigenen Arbeitsschritt, bei dem DEVONthink jedoch sehr hilft, da es (etwas) mitdenkt.

DEVONthink besteht aus unterschiedlichen Datenbanken, in denen sich Unterordner befinden. Meine grundlegenden Datenbanken sind Schule, Schulthemen und Privat. In die Datenbank Schule kommen alle Informationen rund um meine Schule rein. Der Ordner Schulthemen ist etwas allgemeiner. Hier finden sich allgemeine Gesetzestexte und Hintergrundinformationen. Die Datenbank Privat ist einfach nur Privat.

Aus meinem Eingang von DEVONthink muss ich jetzt erstmal die Informationen in die passende Datenbank schieben und von dort in den passenden Unterordner. In meiner Datenbank Schule hab ich beispielsweise den Ordner „Gremien“, „Feste“ und „Lehrerkonferenzen“. Bei dieser Einsortierung hilft das Programm. Durch eingebaute Analyse Tools kann mir DEVONthink Vorschläge machen, in welchen Ordner meine Datei gut hineinpasst. Es macht häufig mehrere Vorschläge und wenn einer davon richtig ist, wähl ich diesen aus und klicke auf einsortieren. Ist die Datenbank schon gut gefüllt und das Programm hatte somit Zeit zum „lernen“, sind die Vorschläge häufig gut zutreffend und das Einsortieren geht schnell von der Hand.

Im Ergebnis hab ich alle Informationen beisammen, die zusammen gehören. Beispielsweise Mails, Links, Dokumente, Adressen, Briefe und einfache Notizen zu einem Thema. Mit der eingebauten Suchfunktion kann ich alle Informationen auch meistens schnell wiederfinden.

Seit der Einrichtung des kollegiumsinternen Wikis suche ich auch beim Durcharbeiten von dem Eingang von DEVONthink nach Inhalten, die in das Wiki gehören und stelle sie dort ein.