Mein Arbeitsablauf II

Und schon kommt der zweite Teil der Artikelserie über meinen Arbeitsablauf.

Devonthink

In DEVONthink (landet) bei mir fast alles. Es ist mein großes Sammelbecken für sämtliche Informationen. Über ein Chrome Plugin (wird mitgeliefert) lege ich beispielsweise vom Browser aus Links dort ab. Über den Sorter, einem Ablagefeld, das immer an dem Rand meines Bildschirms erscheint, lege ich unterschiedliche Dateien ab. Oder ich speichere direkt in dem Eingang von DEVONthink. Scanne ich Papier, landet es ebenfalls als PDF dort. DEVONthink stellt einen somit Eingangskorb zur Verfügung, der von jeder Anwendung aus verfügbar ist. Ich lege die Daten dort ab und mache mir später Gedanken darüber, wo ich sie am Besten speichere. Das Speichern geht somit sehr schnell und ich habe einen wesentlich aufgeräumteren Rechner als früher.

Das organisieren und ordnen von meinen Dateien wird zu einem eigenen Arbeitsschritt, bei dem DEVONthink jedoch sehr hilft, da es (etwas) mitdenkt.

DEVONthink besteht aus unterschiedlichen Datenbanken, in denen sich Unterordner befinden. Meine grundlegenden Datenbanken sind Schule, Schulthemen und Privat. In die Datenbank Schule kommen alle Informationen rund um meine Schule rein. Der Ordner Schulthemen ist etwas allgemeiner. Hier finden sich allgemeine Gesetzestexte und Hintergrundinformationen. Die Datenbank Privat ist einfach nur Privat.

Aus meinem Eingang von DEVONthink muss ich jetzt erstmal die Informationen in die passende Datenbank schieben und von dort in den passenden Unterordner. In meiner Datenbank Schule hab ich beispielsweise den Ordner „Gremien“, „Feste“ und „Lehrerkonferenzen“. Bei dieser Einsortierung hilft das Programm. Durch eingebaute Analyse Tools kann mir DEVONthink Vorschläge machen, in welchen Ordner meine Datei gut hineinpasst. Es macht häufig mehrere Vorschläge und wenn einer davon richtig ist, wähl ich diesen aus und klicke auf einsortieren. Ist die Datenbank schon gut gefüllt und das Programm hatte somit Zeit zum „lernen“, sind die Vorschläge häufig gut zutreffend und das Einsortieren geht schnell von der Hand.

Im Ergebnis hab ich alle Informationen beisammen, die zusammen gehören. Beispielsweise Mails, Links, Dokumente, Adressen, Briefe und einfache Notizen zu einem Thema. Mit der eingebauten Suchfunktion kann ich alle Informationen auch meistens schnell wiederfinden.

Seit der Einrichtung des kollegiumsinternen Wikis suche ich auch beim Durcharbeiten von dem Eingang von DEVONthink nach Inhalten, die in das Wiki gehören und stelle sie dort ein.

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