Mein Arbeitsablauf III – Aufgabenplanung mit Things

Things

Things hab ich schon einmal grob an anderer Stelle beschrieben. Hier geht es mir in erster Linie um meinen (Gesamt-)Arbeitsablauf und wie das Programm darin integriert ist.

Things ist mein Eingangskorb für Aufgaben. Sie finden über die Synchronisierung mit der passenden App auf meinem Iphone oder über ein Tastaturkürzel ihren Weg dorthin. Eine Aufgabe ist ein einzelner, klar umrissener Handlungsschritt. Die Aufgaben formuliere ich so, dass der notwendige Handlungsschritt erkennbar ist.

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Mit einem selbstdefinierten Tastaturkürzel können Aufgaben eingegeben werden.

Nötige Informationen, wie die zur Erledigung notwendige Telefonnummer oder Texte, füge ich als Notiz oder als Link zu DEVONthink hinzu. Dass beschleunigt die Arbeit ungemein. Bei den Aufgaben kann man hinzufügen, bis wann sie erledigt werden muss und ab wann sie in den Aufgaben des Tages angezeigt werden soll.

Aufgaben und Projekte

Things unterscheidet zwischen Projekten und Aufgaben. Mit Projekten sind komplexere Aufgaben mit mehreren Handlungsschritten gemeint. Beispielsweise ist die Erstellung eines Stundenplans ein Projekt. Von diesen Projekten habe ich mehrere, teils umfangreichere, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Einzelne Aufgaben können diesen Projekten thematisch zugeordnet werden. Wie bei den Aufgaben kann man auch bei den Projekten hinzufügen, bis wann sie erledigt werden sollen. Auch sie erscheinen dann als dringlich in der Aufgabenübersicht des Tages.

Es gibt vier Wahlmöglichkeiten für den Zeitpunkt, wann eine Aufgabe erledigt werden soll.

1. Heute

2. Als Nächstes

3. Irgendwann: Ideen, was man „irgendwann“ mal machen möchte.

4. Geplant: Geplante Aufgaben, die zu einer bestimmten Zeit oder regelmäßig ausgeführt werden müssen.

Eine dritte Option, die ich täglich nutze, ist die Zuordnung der Zuständigkeit (Kontakte). Man kann eine Liste mit Personen anlegen, auf die Aufgaben delegiert werden. Man kann diese direkt aus dem Adressbuch importieren. Denen kann man dann auch Aufgaben zuordnen. Dies hat den Vorteil, dass ich beispielsweise eine Übersicht habe, was ich wem noch mitteilen wollte, wenn ich ihn treffe.

Die Tagesplanung

Bei meiner täglichen Arbeit mit Things gehe ich zuerst alle Aufgaben im Eingang und dann alle Aufgaben, die aus irgendeinem Grund in meinem Heute Eingang sind, durch. Dabei ordne ich die Aufgaben wenn möglich den unterschiedlichen Projekten zu und überlege, wann ich sie machen möchte oder muss (Heute, als nächstes oder geplant). Wenn ich dies getan habe, gehe ich zusätzlich noch einmal alle Projekte durch und verschaffe mir einen allgemeinen Überblick. Habe ich den Eindruck, ich habe an dem betreffenden Tag noch Zeit, suche ich mir noch weitere Aufgaben aus den laufenden Projekten. Hier habe ich etwas Entscheidungsspielraum, da dringende Aufgaben ihren Weg ja von alleine in den Bereich heute geschafft haben.

Somit habe ich habe ich eine Grundordnung für meinen Arbeitstag. Es ist klar, welche Aufgaben ich dringend bearbeiten muss und welche ich bearbeiten kann. Dadurch, dass ich alle Projekte mir einmal am Tag anschaue, kann ich mir sehr sicher sein, dass ich nichts übersehe.

Ausblick

Mit diesem beschriebenen Arbeitsablauf bin ich soweit zufrieden. In dem Bereich der Projektplanung bin ich jedoch noch auf der Suche nach einer guten Lösung. Things stellt Aufgaben als Liste dar. Dies ist bei der Planung von Projekten wenig hilfreich. Dafür benötige ich eine andere Darstellung. Aus diesem Grund hab ich typische Projektplanungssoftware für den Mac ausgetestet (Omniplan, Merlin, xplan). Damit kann ich zwar ausgefeilte Visualisierungen von Projekten erstellen (Gannt Diagramme), es fehlt mir jedoch eine Verbindung zu meiner täglichen Aufgabenplanung. Außerdem sind diese Programm schon sehr umfangreich.
Aus diesem Grund habe ich Omnifocus austestet. Ein bekanntes Task-Management Programm von dem Hersteller, der auch den Projektplaner Omniplan erstellt. Aber seltsamerweise gibt es keine Verbindung zwischen diesen beiden Programmen.

Meine aktuelle Lösung sieht so aus, dass ich meine Planung grafisch mit xmind oder omnigraffle plane und dann die Aufgaben händisch in Things übertrage. Dies ist aber umständlich. Außerdem fehlt mir in der grafischen Projektübersicht eine Darstellung der notwendigen Entwicklung.

Eine optimale Lösung sähe für mich folgendermaßen aus:

1. Planungsschritt: Ein Brainstorming kann in einem Mindmap durchgeführt werden.

2. Abstimmung der Arbeitsschritte: Die notwendigen Arbeitsschritte, die im Brainstorming erarbeitet wurden, können in einem zweiten Schritt miteinander in Verbindung gebracht werden. Dies wäre die klassische Projektplanung.

3. Die Einzelaufgaben werden dann automatisch in das To-Do Programm übernommen. Habe ich eine Aufgabe erledigt, verändert sich die unter 2 erstellte Projektplanung und ich kann sehen, welche Fortschritte das Projekt macht. Außerdem werden die Zeiten übernommen, wann eine Aufgabe fertig sein soll.

Zum Abschluss dieser Serie also eine Frage. Kennt ihr vielleicht für den Mac eine solches Programm zur Projekt- und Aufgabenplanung? Würde dafür meinen Arbeitsablauf auch glatt wieder ändern.

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Ein Gedanke zu “Mein Arbeitsablauf III – Aufgabenplanung mit Things

  1. Vanessa schreibt:

    Spannend – und sehr interessant! Vielen Dank für Teilen! Ich bin mir meiner Baustelle „Zeitmanagement“ täglich bewusst und hier gibts nochmal gute Anregungen! Klasse – viele Grüße – Vanessa

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