Mein Arbeitsablauf I

Ich habe mich vor drei Jahren auf den Weg gemacht, Papier im Arbeitsalltag zu reduzieren. Gleichzeitig habe ich begonnen, mich intensiv mit meinem Arbeitsablauf zu beschäftigen um ihn nach und nach zu optimieren. Dabei habe ich unterschiedliche Programme und Dienstleistungen ausprobiert und vieles auch wieder verworfen. Als theoretischen Hintergrund hab ich mich mit dem Selbstmanagementsystem “Getting Things Done” von David Allen beschäftigt. Einige von seinen Ideen habe ich eingebaut.

In dieser kleinen Artikelserie möchte ich von meinem aktuellen Arbeitsablauf und der dabei benutzten Software berichten.

Die Software

Im Alltag nutze ich die folgenden vier Programme auf dem Mac, um meine Arbeit zu organisieren.

1. Mail – Mailprogramm

2. Ical – Terminplanung

Diese Programme sind wenig überraschend, da sie mit dem Mac mitgeliefert werden und somit auf jedem vorhanden sind. Dennoch hab ich unterschiedliche Alternativen dazu ausprobiert. Bin dann aber immer wieder zu den beiden zurück gekommen.

3. DEVONthink Pro – Ein hilfreiches Programm zur Informationsverwaltung

4. Things – Aufgabenverwaltung

Mein Arbeitsablauf

Bei der Beschäftigung mit dem Thema hab ich für mich herausgefunden, dass ich am Besten mit immer gleichen und geplanten Abläufen arbeiten kann. Jede Software stellt somit eine Station meines Ablaufes dar, an der ich nach folgendem Muster mit den dort enthaltenen Informationen umgehe. Mit wenigen Ausnahmen beschäftige ich mich jeweils in dem einzelnen Arbeitsabschnitt auch nur mit dem jeweiligen Programm.

Ich gehe diese 4 Stationen einmal täglich zu Beginn meiner Arbeit in der folgenden Reihenfolge durch. Während der Arbeit wechsele ich natürlich immer wieder hin und her, um beispielsweise frisch eintreffende E-mails zu bearbeiten.

Mail

Ziel: Briefkasten leeren. Bei allem, was einem so in den Briefkasten trudelt, unterscheide ich folgende Aktionen. Sie haben alle gemeinsam, dass die jeweilige Mail nach der Aktion gelöscht wird.

– Werbung ohne Wert für mich kommt direkt in den Mülleimer.

– Enthalten die Mails wichtige Informationen, aber keine Aufgaben, speichere ich sie als PDF in DEVONthink und sortiere sie später ein.

– Kann ich eine Mail schnell beantworten, dass heißt unter 3 Minuten, mach ich dies und lösche sie dann. Möchte ich sie zur Dokumentation behalten, sicher ich sie und die dazugehörende Antwort in DEVONthink.

– Sind sowohl Informationen und Aufgaben enthalten, landen sie zwar ebenfalls in DEVONthink. Gleichzeitig lege ich jedoch eine entsprechende Aufgabe an. Damit ich die zur Bearbeitung diese Aufgabe notwendigen Daten und Informationen schnell zur Hand habe, speichere ich zu der Aufgabe einen Link zu den Materialien. Hier arbeiten DEVONthink und Things sehr gut zusammen.

– Bekomme ich Termine gemailt, kommen diese in meinen Kalender. Hier finde ich Ical sehr benutzerfreundlich. Enthält eine Mail einen Termin, bietet Ical die Möglichkeit, mit einem entspannten Klick diesen direkt in den Kalender zu übernehmen. Sehr fein. Enthält die Mail noch zusätzliche Informationen wie beispielsweise die Tagesordnung einer Konferenz, häng ich diese ebenfalls an den Termin dran. Dafür speichere ich diese in DEVONthink und verbinde mit einem Link den Termin und das Material. So hab ich am Tag des Termins alle Materialien griffbereit.

So ist der Posteingang zwar leer, DEVONthink und Things jedoch voll. Daher der nächste Schritt. Weiter geht es im zweiten Teil der Serie.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s