Mein Arbeitsablauf I

Ich habe mich vor drei Jahren auf den Weg gemacht, Papier im Arbeitsalltag zu reduzieren. Gleichzeitig habe ich begonnen, mich intensiv mit meinem Arbeitsablauf zu beschäftigen um ihn nach und nach zu optimieren. Dabei habe ich unterschiedliche Programme und Dienstleistungen ausprobiert und vieles auch wieder verworfen. Als theoretischen Hintergrund hab ich mich mit dem Selbstmanagementsystem “Getting Things Done” von David Allen beschäftigt. Einige von seinen Ideen habe ich eingebaut.

In dieser kleinen Artikelserie möchte ich von meinem aktuellen Arbeitsablauf und der dabei benutzten Software berichten.

Die Software

Im Alltag nutze ich die folgenden vier Programme auf dem Mac, um meine Arbeit zu organisieren.

1. Mail – Mailprogramm

2. Ical – Terminplanung

Diese Programme sind wenig überraschend, da sie mit dem Mac mitgeliefert werden und somit auf jedem vorhanden sind. Dennoch hab ich unterschiedliche Alternativen dazu ausprobiert. Bin dann aber immer wieder zu den beiden zurück gekommen.

3. DEVONthink Pro – Ein hilfreiches Programm zur Informationsverwaltung

4. Things – Aufgabenverwaltung

Mein Arbeitsablauf

Bei der Beschäftigung mit dem Thema hab ich für mich herausgefunden, dass ich am Besten mit immer gleichen und geplanten Abläufen arbeiten kann. Jede Software stellt somit eine Station meines Ablaufes dar, an der ich nach folgendem Muster mit den dort enthaltenen Informationen umgehe. Mit wenigen Ausnahmen beschäftige ich mich jeweils in dem einzelnen Arbeitsabschnitt auch nur mit dem jeweiligen Programm.

Ich gehe diese 4 Stationen einmal täglich zu Beginn meiner Arbeit in der folgenden Reihenfolge durch. Während der Arbeit wechsele ich natürlich immer wieder hin und her, um beispielsweise frisch eintreffende E-mails zu bearbeiten.

Mail

Ziel: Briefkasten leeren. Bei allem, was einem so in den Briefkasten trudelt, unterscheide ich folgende Aktionen. Sie haben alle gemeinsam, dass die jeweilige Mail nach der Aktion gelöscht wird.

– Werbung ohne Wert für mich kommt direkt in den Mülleimer.

– Enthalten die Mails wichtige Informationen, aber keine Aufgaben, speichere ich sie als PDF in DEVONthink und sortiere sie später ein.

– Kann ich eine Mail schnell beantworten, dass heißt unter 3 Minuten, mach ich dies und lösche sie dann. Möchte ich sie zur Dokumentation behalten, sicher ich sie und die dazugehörende Antwort in DEVONthink.

– Sind sowohl Informationen und Aufgaben enthalten, landen sie zwar ebenfalls in DEVONthink. Gleichzeitig lege ich jedoch eine entsprechende Aufgabe an. Damit ich die zur Bearbeitung diese Aufgabe notwendigen Daten und Informationen schnell zur Hand habe, speichere ich zu der Aufgabe einen Link zu den Materialien. Hier arbeiten DEVONthink und Things sehr gut zusammen.

– Bekomme ich Termine gemailt, kommen diese in meinen Kalender. Hier finde ich Ical sehr benutzerfreundlich. Enthält eine Mail einen Termin, bietet Ical die Möglichkeit, mit einem entspannten Klick diesen direkt in den Kalender zu übernehmen. Sehr fein. Enthält die Mail noch zusätzliche Informationen wie beispielsweise die Tagesordnung einer Konferenz, häng ich diese ebenfalls an den Termin dran. Dafür speichere ich diese in DEVONthink und verbinde mit einem Link den Termin und das Material. So hab ich am Tag des Termins alle Materialien griffbereit.

So ist der Posteingang zwar leer, DEVONthink und Things jedoch voll. Daher der nächste Schritt. Weiter geht es im zweiten Teil der Serie.

Mein Arbeitsablauf III – Aufgabenplanung mit Things

Things

Things hab ich schon einmal grob an anderer Stelle beschrieben. Hier geht es mir in erster Linie um meinen (Gesamt-)Arbeitsablauf und wie das Programm darin integriert ist.

Things ist mein Eingangskorb für Aufgaben. Sie finden über die Synchronisierung mit der passenden App auf meinem Iphone oder über ein Tastaturkürzel ihren Weg dorthin. Eine Aufgabe ist ein einzelner, klar umrissener Handlungsschritt. Die Aufgaben formuliere ich so, dass der notwendige Handlungsschritt erkennbar ist.

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Mit einem selbstdefinierten Tastaturkürzel können Aufgaben eingegeben werden.

Nötige Informationen, wie die zur Erledigung notwendige Telefonnummer oder Texte, füge ich als Notiz oder als Link zu DEVONthink hinzu. Dass beschleunigt die Arbeit ungemein. Bei den Aufgaben kann man hinzufügen, bis wann sie erledigt werden muss und ab wann sie in den Aufgaben des Tages angezeigt werden soll.

Aufgaben und Projekte

Things unterscheidet zwischen Projekten und Aufgaben. Mit Projekten sind komplexere Aufgaben mit mehreren Handlungsschritten gemeint. Beispielsweise ist die Erstellung eines Stundenplans ein Projekt. Von diesen Projekten habe ich mehrere, teils umfangreichere, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Einzelne Aufgaben können diesen Projekten thematisch zugeordnet werden. Wie bei den Aufgaben kann man auch bei den Projekten hinzufügen, bis wann sie erledigt werden sollen. Auch sie erscheinen dann als dringlich in der Aufgabenübersicht des Tages.

Es gibt vier Wahlmöglichkeiten für den Zeitpunkt, wann eine Aufgabe erledigt werden soll.

1. Heute

2. Als Nächstes

3. Irgendwann: Ideen, was man „irgendwann“ mal machen möchte.

4. Geplant: Geplante Aufgaben, die zu einer bestimmten Zeit oder regelmäßig ausgeführt werden müssen.

Eine dritte Option, die ich täglich nutze, ist die Zuordnung der Zuständigkeit (Kontakte). Man kann eine Liste mit Personen anlegen, auf die Aufgaben delegiert werden. Man kann diese direkt aus dem Adressbuch importieren. Denen kann man dann auch Aufgaben zuordnen. Dies hat den Vorteil, dass ich beispielsweise eine Übersicht habe, was ich wem noch mitteilen wollte, wenn ich ihn treffe.

Die Tagesplanung

Bei meiner täglichen Arbeit mit Things gehe ich zuerst alle Aufgaben im Eingang und dann alle Aufgaben, die aus irgendeinem Grund in meinem Heute Eingang sind, durch. Dabei ordne ich die Aufgaben wenn möglich den unterschiedlichen Projekten zu und überlege, wann ich sie machen möchte oder muss (Heute, als nächstes oder geplant). Wenn ich dies getan habe, gehe ich zusätzlich noch einmal alle Projekte durch und verschaffe mir einen allgemeinen Überblick. Habe ich den Eindruck, ich habe an dem betreffenden Tag noch Zeit, suche ich mir noch weitere Aufgaben aus den laufenden Projekten. Hier habe ich etwas Entscheidungsspielraum, da dringende Aufgaben ihren Weg ja von alleine in den Bereich heute geschafft haben.

Somit habe ich habe ich eine Grundordnung für meinen Arbeitstag. Es ist klar, welche Aufgaben ich dringend bearbeiten muss und welche ich bearbeiten kann. Dadurch, dass ich alle Projekte mir einmal am Tag anschaue, kann ich mir sehr sicher sein, dass ich nichts übersehe.

Ausblick

Mit diesem beschriebenen Arbeitsablauf bin ich soweit zufrieden. In dem Bereich der Projektplanung bin ich jedoch noch auf der Suche nach einer guten Lösung. Things stellt Aufgaben als Liste dar. Dies ist bei der Planung von Projekten wenig hilfreich. Dafür benötige ich eine andere Darstellung. Aus diesem Grund hab ich typische Projektplanungssoftware für den Mac ausgetestet (Omniplan, Merlin, xplan). Damit kann ich zwar ausgefeilte Visualisierungen von Projekten erstellen (Gannt Diagramme), es fehlt mir jedoch eine Verbindung zu meiner täglichen Aufgabenplanung. Außerdem sind diese Programm schon sehr umfangreich.
Aus diesem Grund habe ich Omnifocus austestet. Ein bekanntes Task-Management Programm von dem Hersteller, der auch den Projektplaner Omniplan erstellt. Aber seltsamerweise gibt es keine Verbindung zwischen diesen beiden Programmen.

Meine aktuelle Lösung sieht so aus, dass ich meine Planung grafisch mit xmind oder omnigraffle plane und dann die Aufgaben händisch in Things übertrage. Dies ist aber umständlich. Außerdem fehlt mir in der grafischen Projektübersicht eine Darstellung der notwendigen Entwicklung.

Eine optimale Lösung sähe für mich folgendermaßen aus:

1. Planungsschritt: Ein Brainstorming kann in einem Mindmap durchgeführt werden.

2. Abstimmung der Arbeitsschritte: Die notwendigen Arbeitsschritte, die im Brainstorming erarbeitet wurden, können in einem zweiten Schritt miteinander in Verbindung gebracht werden. Dies wäre die klassische Projektplanung.

3. Die Einzelaufgaben werden dann automatisch in das To-Do Programm übernommen. Habe ich eine Aufgabe erledigt, verändert sich die unter 2 erstellte Projektplanung und ich kann sehen, welche Fortschritte das Projekt macht. Außerdem werden die Zeiten übernommen, wann eine Aufgabe fertig sein soll.

Zum Abschluss dieser Serie also eine Frage. Kennt ihr vielleicht für den Mac eine solches Programm zur Projekt- und Aufgabenplanung? Würde dafür meinen Arbeitsablauf auch glatt wieder ändern.

Mein Arbeitsablauf II

Und schon kommt der zweite Teil der Artikelserie über meinen Arbeitsablauf.

Devonthink

In DEVONthink (landet) bei mir fast alles. Es ist mein großes Sammelbecken für sämtliche Informationen. Über ein Chrome Plugin (wird mitgeliefert) lege ich beispielsweise vom Browser aus Links dort ab. Über den Sorter, einem Ablagefeld, das immer an dem Rand meines Bildschirms erscheint, lege ich unterschiedliche Dateien ab. Oder ich speichere direkt in dem Eingang von DEVONthink. Scanne ich Papier, landet es ebenfalls als PDF dort. DEVONthink stellt einen somit Eingangskorb zur Verfügung, der von jeder Anwendung aus verfügbar ist. Ich lege die Daten dort ab und mache mir später Gedanken darüber, wo ich sie am Besten speichere. Das Speichern geht somit sehr schnell und ich habe einen wesentlich aufgeräumteren Rechner als früher.

Das organisieren und ordnen von meinen Dateien wird zu einem eigenen Arbeitsschritt, bei dem DEVONthink jedoch sehr hilft, da es (etwas) mitdenkt.

DEVONthink besteht aus unterschiedlichen Datenbanken, in denen sich Unterordner befinden. Meine grundlegenden Datenbanken sind Schule, Schulthemen und Privat. In die Datenbank Schule kommen alle Informationen rund um meine Schule rein. Der Ordner Schulthemen ist etwas allgemeiner. Hier finden sich allgemeine Gesetzestexte und Hintergrundinformationen. Die Datenbank Privat ist einfach nur Privat.

Aus meinem Eingang von DEVONthink muss ich jetzt erstmal die Informationen in die passende Datenbank schieben und von dort in den passenden Unterordner. In meiner Datenbank Schule hab ich beispielsweise den Ordner „Gremien“, „Feste“ und „Lehrerkonferenzen“. Bei dieser Einsortierung hilft das Programm. Durch eingebaute Analyse Tools kann mir DEVONthink Vorschläge machen, in welchen Ordner meine Datei gut hineinpasst. Es macht häufig mehrere Vorschläge und wenn einer davon richtig ist, wähl ich diesen aus und klicke auf einsortieren. Ist die Datenbank schon gut gefüllt und das Programm hatte somit Zeit zum „lernen“, sind die Vorschläge häufig gut zutreffend und das Einsortieren geht schnell von der Hand.

Im Ergebnis hab ich alle Informationen beisammen, die zusammen gehören. Beispielsweise Mails, Links, Dokumente, Adressen, Briefe und einfache Notizen zu einem Thema. Mit der eingebauten Suchfunktion kann ich alle Informationen auch meistens schnell wiederfinden.

Seit der Einrichtung des kollegiumsinternen Wikis suche ich auch beim Durcharbeiten von dem Eingang von DEVONthink nach Inhalten, die in das Wiki gehören und stelle sie dort ein.

Teil 4: Weg mit dem Papier – wohin mit den Daten?

Volle Ablagen, verwahrloste Fächermappen, herrenlose Stapel Papier und natürlich eilig geschmierte Zettel, die irgendwo in der Tasche auf einen lauern, waren ein Grund,  meine Begeisterung für Technik ein weiterer, eine papierfreie Variante für meine Arbeitsorganisation zu finden.

Nach einem Jahr des Probierens bin ich jetzt bei folgender Kombination angelangt:

1. Meine Fächermappe: Aus Kunststoff und stabil, kommen alle Papiere dort hinein, die man immer wieder zwischendurch bekommt. Täglich, in ruhigen Minuten sortiere ich diese. Termine werden  in Ical angelegt, Aufgaben in Things und andere wichtige Infos kommen in die Ablage und dann in den

2. Scanner: Mein Dokumentenscanner „Avision AV220“ in Kombination mit Exactscan ist so eingestellt, dass er, wenn ich  Blätter einlege, diese sofort einscannt und in einen Ordner ablegt. Mit der genialen Funktion, das gescannte direkt in einem Programm aufzurufen, leite ich dies weiter zu

3.DevonThink: Hier verschlagworte ich die Dokumente und ziehe sie in die passenden Ordner.

4. Yep: Dieses kleine Programm hat sich zur Organisation von Materialien bewährt. Ähnlich wie Devonthink kann man den Dateien Schlagworte, so genannte Tags zuordnen. Mit einer sehr genialien Navigation kann ich mich durch die einzelnen Bereiche  durchklicken. Die Trennung von Organisatorischem und Materialien hat sich bisher sehr bewährt.

Mit diesem Worflow hab ich es geschafft, die Ordner, die in meinem kleinen Arbeitszimmer stehen müssen, auf ein Minimum zu reduzieren. Ich habe die meisten Materialien, die ich benötige, immer in meinem Macbook Pro. Das gibt mir die Möglichkeit, sie weiter zu verarbeiten, neu zu arrangieren und dann auch direkt auszudrucken. In der Schule habe ich über Wlan Verbindung zu unserem Schulkopierer und kann schnell fehlende ABs nachdrucken.

So, das nächste Thema wird dann vielleicht Datenschutz –  bei den Datenmengen…

Teil 3: Behalte die Übersicht

In diesem Posting möchte ich einen weiteren elektronischen Helfer vorstellen. Er hilft mir im Alltag, die Übersicht zu behalten, er erleichtert mir die Organisation der Klasse und ist eine gute Unterstützung im Zusammenhang mit der individuellen Förderung. Sein Name ist Bento und er ist eine weitere Software, leider nur für Mac OS X. Auf eine mir bekannte Windows Alternative komme ich unten zu sprechen.

Bento ist ein Datenbankprogramm. Es ist der kleinere Bruder der sehr umfangreichen Anwendung Filemaker. Mit Bento kann auch der ungeübte Nutzer sehr schnell einfache Datenbanken anlagen, verwalten und ergänzen. Um den Einstieg zu erleichtern, werden ein paar Vorlagen mitgeliefert. Da ich jedoch die Stärke des Programms gerade in der großen Flexibilität bei der Neuanlegung von eigenen Datenbanken sehe, möchte ich darauf kurz eingehen.

Ich verwalte meine Klasse komplett mit Bento. Für jedes Kind habe ich darin einen Datensatz angelegt. In ihm gibt es den Bereich „Grunddaten“. Darin kommen Telefonnummern, Adresse und Besonderheiten. Hier sehe ich auch auf einen Blick, in welchen Fördergruppen das einzelne Kind ist, ob es mit dem Bus fährt, oder im Ganztag ist. Kommt ein neuer Bereich hinzu, kann ich ganz schnell noch ein Feld anlegen. Gibt es zum Beispiel im laufenden Schuljahr eine neue Fördergruppe, so kann ich dafür einfach ein neues Feld anlegen.

Als zweiten Bereich habe ich ein von mir so genanntes Tagebuch angelegt. Dort trage ich kurze Notizen zum Arbeits- und Sozialverhalten ein. Mit der Zeit entsteht somit eine gut Übersicht.

Für die Fächer Deutsch und Mathematik habe ich ähnliche Tagebücher angelegt. Fällt mit etwas im Unterricht auf, so trage ich es hier ein. Schaue ich die Hefte und Bücher der Kinder nach, so kommt das Ergebnis ebenfalls in das passende Tagebuch. In den Fächern habe ich aktuell auch noch Felder für die Eintragung von besonderen Lernmitteln erzeugt. So kann ich differenzierte Materialpaket an die Kinder geben und behalte dennoch die Übersicht.

Einen weiteren Bereich möchte ich noch besonders erwähnen: Das Portfolio. Damit nutze ich die Möglichkeit von Bento, auch Dateien einzubinden. Ich habe es mit zur Angewohnheit gemacht, Lernstandsdiagnosen einzuscannen und dann in Bento zu integrieren. So habe ich auch immer den Lernstand der einzelnen Kinder vor Augen und muss keine Ordner herumschleppen.

Es gibt noch weitere Nutzungsformen, die ich noch kurz anreißen möchte:

  • Beobachtungsbögen lassen sich sehr schön mit Bento im Rechner gestalten und ausfüllen. Wenn man dies mit Bento macht, sind die Daten auch direkt dort, wo man sie braucht.
  • Gesprächsnotizen Elterngespräche
  • Förderpläne gestalte ich ebenfalls mit Bento bzw. ich gestalte meine Datenverwaltung so, dass sie an sich schon eine Förderplanung darstellt.

Wenn ich mal schnell sehen muss, welche Kinder das Bastelgeld bezahlt haben, mit dem Bus fahren, im Lernstudion sind, katholischen Religionsunterricht bekommen usw. kann ich dies mit Bento auch sehr schnell nachschauen. In einer Tabellenansicht kann ich mir einzelne Merkmale der Kinder anzeigen lassen, die Liste diesbezüglich sortieren und natürlich auch ausdrucken.

Ein paar Nachteile hat Bento: In erster Linien zu Bemängeln ist, die nicht ausreichende Druckmöglichkeit. So kann man beispielsweise die Schriftgröße nicht ändern. Sehr unzufrieden bin ich auch mit dem Iphone App. Sie war fast ein Grund warum ich mich für das Iphone entschieden habe. Sie erlaubt jedoch nicht die Verknüpfung von Datenbanken. Auf meine oben beschriebenen Tagebücher kann ich nicht zugreifen und auch keine Daten hinzufügen.

Datatron ist die alternative für Windows und eigentlich auch das Programm, dass mich auf die Idee gebracht hat. Es ist kostenlos und genauso flexibel.

Bei dieser Menge an Daten, spielt natürlich der Datenschutz eine besondere Rolle. Wie ich die diesbezüglichen Probleme gelöst habe und wie meine Sicherheitsvorkehrungen aussehen ist Themas eines weiteren Postings.

Teil 1: GTD – Wie ich Dinge geregelt kriege

Oder anders: Getting Things Done

Im Zentrum meiner „Selbstorganisation“ steht das Programm Things. Einfach strukturiert kann ich alle Dinge, die ich erledigen muss, damit organisieren. Und das sieht dann so aus:

Alles was bei meiner Planung anfällt, oder z.B. beim Duschen einfällt kommt als erstes in den Eingang von diesem Programm. Mit einem Tastaturkürzel, das man sich selber aussuchen kann, gelingt dies sehr schnell. Jetzt ist die Aufgabe, die Idee erst einmal gesichert und kann nicht mehr vergessen werden. Neben diesem Eingang gibt es noch die Bereiche „Heute“, „Als nächstes“, „geplant“ und „Irgendwann“. Mehrmals täglich setze ich mich nun hin und organisiere  damit meine Aufgaben. Als erstes verteile ich die Aufgaben, die sich im Eingangsbereich angesammelt haben auf die anderen Fächer. Dann schaue ich mir an, was ich mir für den heutigen Tag vorgenommen habe und als letztes überprüfe ich den Ordner „Als nächstes“, ob etwas davon in den heutigen Tag passt.

Eine einfache Projektplanung bietet „Things“ auch an. Dabei kann man unter Projekten Aufgaben mit mehrern Teilschritten verstehen. Dies nutze ich gerne für aufwendigere Aufgaben wie beispielsweise der Bücherbestellung.

Bei der Benutzung des Programms bin ich sehr puristisch. Die Funktion Tags zu benutzen, oder Personen den Aufgaben zuruordnen nutze ich selten.

Als wichtiges „Schmankerl“ gibt es auch ein Iphone Version. Damit kann ich alle Aufgaben, die mir unterwegs einfallen, direkt eingeben und ich kann auch mal in der Bahn meine Aufgaben strukturieren. Mac und Iphone gleichen sich leider nur über Wlan ab. Das heißt, wenn ich möchte, dass mein Rechner oder mein Iphone auf dem neuesten Stand ist, muss ich einen Abgleich manuell auslösen. Dies funktioniert problemlos, wenn beide Geräte sich im gleichen Wlan befinden.

Vergisst man diesen Abgleich, können schon mal Aufgaben vergessen werden……

Aber der Hersteller der Software scheint mittlerweile an einer Sync-Lösung mittels Cloudrechner zu arbeiten.

Alles in allem finde ich die Software gerade wegen der Übersichtlichkeit gut. Mehr Funktionen brauche ich auch nicht, würden mich auch eher vom Arbeiten abhalten.

Things

Zum Thema Worflow

Der Computereinsatz als Planungs- und Organisationsinstrument ist für mich schon lange ein Thema. Ein voller Schreibtisch, ein unübersichtlicher Kalender, überquillende Fächermappen mit Kopien, entgangene Termine, Papierstapel und natürlich ein gewisses Maß an Technikbegeisterung haben mich dazu motiviert, meine Arbeitsabläufe als Lehrer und Konrektor nahezu komplett mit meinem Mac zu erledigen und den Einsatz von Papier zu minimieren. Sehr viel Zeit habe ich in die Suche nach passenden Programmen investiert. Einige möchte ich hier vorstellen.

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